Kompleksowa

realizacja eventów

Organizacja eventu firmowego na własną rękę? 4 powody, dla których to zły pomysł

Data wpisu: 13.02.2019
Zdjęcie główne #250 - Organizacja eventu firmowego na własną rękę? 4 powody, dla których to zły pomysł

Solą przedsiębiorczości jest tzw. optymalizacja kosztów, czyli pisząc wprost – ograniczanie wydatków. Każda firma ma na to własne sposoby, ale zbyt wiele biznesów wpada w pułapkę przesadnego oszczędzania. Dobrym przykładem będzie tutaj organizacja eventu firmowego na własną rękę. Teoretycznie wydaje się, że to nic trudnego, ale praktyka pokazuje, że rozsądniej jest od razu skorzystać z pomocy wyspecjalizowanej agencji eventowej. Dlaczego? Zebraliśmy 4 powody, które przemówią Ci do wyobraźni.

Brak doświadczenia

Nie wiedzieć czemu, ale wśród niektórych przedsiębiorców panuje błędne przekonanie, że organizacja eventu firmowego to bułka z masłem i poradzi sobie z tym każdy. Wynika to z całkowitego braku doświadczenia w branży eventowej.

To trochę tak, jak ze stworzeniem dobrego artykułu. Każdy z nas potrafi pisać, ale tylko nieliczni zostają dziennikarzami. Idąc dalej tym tropem: to, że ktoś świetnie radzi sobie z zarządzaniem biurem przedsiębiorstwa, nie czyni z niego jeszcze event managera.

Organizacja eventu firmowego jest bardzo odpowiedzialnym, czasochłonnym i stresującym zadaniem. Osoby mające w tym doświadczenie dobrze wiedzą, od czego zacząć, na co zwrócić uwagę i jakie rozwiązania zastosować, aby impreza była nie tylko udana, ale także zmieściła się w przyjętym budżecie.

Szkoda czasu i energii pracowników

Gdy przedsiębiorca decyduje się zorganizować event firmowy na własną rękę, w zdecydowanej większości przypadków związane z tym obowiązki spadają na głowy pracowników: sekretarek, magazynierów, handlowców etc. Każda z tych osób ma przecież swoje zadania służbowe i nie przychodzi do pracy po to, aby przez cały dzień pić kawę.

Chcemy przez to powiedzieć, że naprawdę nie ma sensu dokładać pracownikom obowiązków z obszaru, na którym się zwyczajnie nie znają. Zajmując się organizacją eventu firmowego nie będą mogli wykonywać swoich standardowych zadań, np. pozyskiwać klientów. Oszczędność jest zatem pozorna. Nie wspominając już o tym, że – pisząc wprost – amatorsko zorganizowana impreza firmowa na pewno nie przyniesie marce oczekiwanych korzyści wizerunkowych.

Nieudana impreza to problem dla marki

Powinieneś zdać sobie sprawę, że rozwijających się firm zwyczajnie nie stać na byle jaką promocję, a za taką można uznać źle przygotowany event biznesowy. Nawet jeśli się uprzesz i zlecisz organizację imprezy swoim pracownikom lub wszystko zrobisz na własną rękę, to prędzej czy później uświadomisz sobie, że to był błąd.

Owszem, event się odbędzie, goście pochwalą fajną organizację, ale gdy wrócą do domów, momentalnie zapomną o tym, gdzie i w jakich okolicznościach się bawili. Mało tego: może dojść do sytuacji, w której niefachowo zorganizowany event okaże się totalną klapą i rzuci cień na Twoją markę. Goście tego typu imprez potrafią być bezwzględni w ocenie wydarzenia, a swoje niezadowolenie zawsze zrzucają na karb promowanej marki. To oznacza oczywiste straty wizerunkowe.

Samodzielnie zorganizowany event jest drogi!

Wielu przedsiębiorców jest święcie przekonanych, że organizując imprezę na własną rękę sporo zaoszczędzą, bo nie wydadzą pieniędzy na „bezsensowną obsługę” ze strony agencji eventowej. Prawda jest zupełnie inna. Taka impreza niemal na pewno będzie znacznie droższa, niż gdyby jej organizacją zajęli się specjaliści.

Jak to możliwe? Odpowiedź jest prosta: doświadczona agencja eventowa ma rozbudowaną sieć kontaktów. Stale współpracuje z różnymi poddostawcami, z których usług trzeba korzystać podczas imprezy. Mamy tutaj na myśli chociażby hotele, centra konferencyjne, restauracje, firmy cateringowe, konferansjerów, wodzirejów, impresariaty artystyczne itd.

Dzięki tym kontaktom agencja eventowa jest w stanie wynegocjować znacznie lepsze ceny i wyższe rabaty, co z kolei przekłada się na niższy koszt całej imprezy. W Twojej branży na pewno działa to dokładnie tak samo: inną cenę zaproponujesz komuś „z ulicy”, a inną firmie, z którą współpracujesz od lat.

Poza tym agencja eventowa podchodzi do sprawy w sposób metodyczny. Dokładnie wie, z jakich elementów nie wolno zrezygnować, a które spokojnie można sobie odpuścić. Specjaliści działają w oparciu o nakreślony i skonsultowany z klientem plan, dzięki czemu mogą precyzyjnie oszacować budżet imprezy i go nie przekraczać. W przypadku samodzielnej, amatorskiej organizacji niekontrolowany wzrost kosztów jest praktycznie pewny.

Jeśli więc dojrzewa w Tobie myśl, by wypromować biznes przy pomocy eventu firmowego, nie organizuj go na własną rękę. Zleć to profesjonalnej agencji eventowej. Zespół Animatria oczywiście jest do Twojej dyspozycji.

Ważne: Użytkowanie Witryny oznacza zgodę na wykorzystywanie plików cookie. Szczegółowe informacje w Polityce prywatności.