Jak określić budżet eventu? Kilka praktycznych wskazówek

Budżet. To słowo wisi nad każdym eventem niczym miecz Damoklesa. Nie da się oczywiście zorganizować świetnej imprezy bez pieniędzy, zwłaszcza takiej, która ma przynieść wymierne korzyści wizerunkowe promowanej marce. Jest to jeden z powodów, dla których małe firmy często z góry odrzucają pomysł wykorzystania event marketingu w swojej strategii promocyjnej. Zupełnie niepotrzebnie. Świetny event wcale nie wymaga rozbuchanego budżetu, o ile jego organizacją zajmą się specjaliści. W tym poradniku podpowiadamy, jak możesz łatwo określić budżet eventu, by z góry wiedzieć, na co jesteś w stanie sobie pozwolić.

Zacznij od określenia charakteru imprezy

Musisz po prostu wiedzieć, czy zależy Ci na zorganizowaniu luźnego eventu w typie pikniku firmowego, czy może jednak marzysz o eleganckiej gali dla śmietanki towarzyskiej i przedstawicieli tzw. top biznesu. Celowo przeszliśmy od skrajności w skrajność, by pokazać Ci, że największy wpływ na budżet imprezy ma właśnie jej charakter.

Bardzo dobrze sprawdza się tutaj porównanie eventu do samochodu. Niektórzy oczekują maksymalnego luksusu i wybierają auta klasy premium. Innym wystarczy natomiast używany mieszczuch z podstawowym silnikiem. Efekt będzie dokładnie taki sam: dojazd z punktu A do punktu B. Jednak warunki przejazdu będą się diametralnie różnić.

Powinieneś zatem ocenić, na czym bardziej Ci zależy: rozsądnym gospodarowaniu kosztami, a może zrobieniu piorunującego wrażenia na gościach imprezy? Podjęta decyzja będzie miała największy wpływ na budżet eventu.

Wybór miejsca i terminu

Na pewno domyślasz się, że istotną pozycją w kosztorysie imprezy jest cena wynajmu powierzchni. Może się zdarzyć, że większego budżetu będzie wymagać event zaplanowany w eleganckim hotelu z noclegami dla gości, niż chociażby piknik firmowy w przyzakładowym ogrodzie. Chcemy jednak wyraźnie podkreślić fakt, że „tańszy” event wcale nie musi być gorszy niż ten potencjalnie droższy. Wszystko zależy od poziomu organizacji i dopasowania charakteru imprezy do celu, jaki chce osiągnąć marka.

Kolejną kwestią jest termin. W branży eventowej również obowiązują sezony, gdy nagromadzenie imprez biznesowych jest bardzo duże. Co oczywiste, hotele czy centra kongresowe niechętnie negocjują wówczas ceny wynajmu powierzchni. Przy ograniczonym budżecie warto więc pomyśleć o zorganizowaniu imprezy w mniej popularnym terminie, np. wczesną wiosną. Dodatkowym atutem będzie fakt, iż zaproszeni goście nie będą mieli zbyt dużego wyboru eventów i z większym prawdopodobieństwem zdecydują się wziąć udział w wydarzeniu.

Liczba uczestników

Na wstępnym etapie planowania eventu może Ci być trudno określić preferowaną liczbę uczestników. Byliśmy świadkami wielu takich sytuacji, gdy przedsiębiorca początkowo zakładał, że w jego imprezie weźmie udział np. 500 osób, po czym ostatecznie lista została zredukowana do 100-150. Powód? Po pierwsze: koszty. Po drugie: weryfikacja grupy docelowej.

Nie zawsze jest tak, że im więcej gości, tym lepszy efekt promocyjny imprezy. Przy ograniczonym budżecie zawsze należy stawiać na skrupulatną selekcję uczestników, by zaprosić te osoby, których udział rzeczywiście może przysłużyć się promocji marki czy zwiększeniu sprzedaży.

Atrakcje

Najbardziej oczywisty element składający się na budżet imprezy. Bardzo często jest tak, że przedsiębiorcy, którzy nigdy wcześniej nie organizowali eventu, ulegają efektowi „snów o potędze”. Wymieniają oczekiwania względem kolejnych atrakcji, a gdy otrzymują wstępny kosztorys szybko rewidują swoje plany. Atrakcje kosztują, niektóre z nich są wręcz bardzo drogie. Przykładem może być udział jakiejś gwiazdy, która poprowadzi konferansjerkę. Fajny dodatek, ale trzeba mieć na to pieniądze.

Jeśli ich brakuje, to nie ma siły: w porozumieniu z agencją eventową należy wybrać tylko te atrakcje, które zmieszczą się w budżecie, a jednocześnie podniosą atrakcyjność imprezy i nie pozwolą gościom się nudzić.

Na koniec bardzo ważna podpowiedź: niezależnie od tego, czy dysponujesz skromnym czy bardzo dużym budżetem, zleć organizację eventu doświadczonej agencji. To się po prostu opłaca i daje gwarancję efektywnego wykorzystania każdej złotówki.