Event firmowy to – wbrew dość powszechnej opinii – bardzo wymagający typ imprezy. Przedsiębiorca inwestuje niemałe środki z myślą o osiągnięciu jakiegoś konkretnego celu. Może to być np. profesjonalizacja wizerunku marki, zmotywowanie i zintegrowanie pracowników czy zacieśnienie relacji z kontrahentami. Dobrze zorganizowana impreza biznesowa rzeczywiście może przynieść takie efekty. Punktem wyjścia zawsze jest jednak przygotowanie planu eventu firmowego. Co powinno się w nim znaleźć? Tego dowiesz się z naszego poradnika.

Cel eventu firmowego

Imprezy biznesowej nie organizuje się ot tak, bez powodu. Przedsiębiorca powinien określić, jaki cel chce osiągnąć poprzez event firmowy. W naszej agencji eventowej często słyszymy frazesy, typu: „No oczywiście, że chcę wypromować moją firmę.” To jednak zbyt ogólnikowe podejście do sprawy. W przypadku eventów firmowych znacznie lepiej sprawdza się wyznaczanie sobie konkretnych, mniejszych celów, np.:

• Promocja danego produktu
• Doprowadzenie do spotkania z przedstawicielami top biznesu
• Przekazanie pracownikom wiedzy z danego obszaru
• Pokazanie pracownikom, że firmie na nich zależy

Takie przykłady można mnożyć. Pomysł zorganizowania eventu firmowego dojrzewa w przedsiębiorcy przez dłuży czas i zawsze kryje się za nim jakaś motywacja. Właściciel biznesu musi umieć to nazwać, bo dzięki określeniu celu eventu firmowego znacznie łatwiej będzie zorganizować imprezę w taki sposób, by osiągnąć zamierzony efekt.

Uczestnicy

W ramach przygotowań do organizacji eventu firmowego musimy dokładnie określić, kogo w ogóle zamierzamy na niego zaprosić – chodzi tutaj o wskazanie swojej grupy docelowej. Może się to wydawać trywialne, ale z doświadczenia wiemy, że przedsiębiorcy miewają z tym problem. Tymczasem event „dla wszystkich” nie jest dobrym pomysłem i raczej nie przyniesie marce oczekiwanych korzyści.

Eventy firmowe należy organizować z myślą o starannie wyselekcjonowanej grupie uczestników. Mogą to być np. kontrahenci, pracownicy, przedstawiciele branży, dzieci, seniorzy, konkretne grupy zawodowe. Dzięki temu będziemy w stanie dobrać elementy eventu, które na pewno trafią w gust biorących w nim udział osób.

Organizator

Szczęśliwie minęły już czasy, gdy przedsiębiorstwa uparcie organizowały swoje eventy firmowe na własną rękę. Nie twierdzimy, że taka impreza zawsze musi być nieudana. Problemem pozostaje natomiast bardzo niekorzystny stosunek wkładu pracy do uzyskanych efektów. Pisząc najprościej: zrzucenie organizacji eventu firmowego na pracowników (zwłaszcza bardzo produktywnych) jest wyrzucaniem pieniędzy w błoto.

Organizację imprezy biznesowej warto powierzyć wyspecjalizowanej agencji. Niesie to ze sobą kilka kluczowych korzyści, m.in.:

• Oszczędność czasu
• Oszczędność pieniędzy (agencja skuteczniej negocjuje ceny z dostawcami poszczególnych usług)
• Gwarancja perfekcyjnego przygotowania imprezy, co będzie mieć bezpośrednie przełożenie na odbiór marki wśród uczestników eventu

Więcej o korzyściach wynikających z powierzenia organizacji eventu firmowego agencji eventowej, przeczytasz w specjalnym poradniku na naszym blogu.

Zaplecze

Zapleczem eventu określamy wszystkie kwestie techniczne związane z organizacją imprezy. Mamy tutaj na myśli chociażby termin wydarzenia, miejsce oraz wszystkie dodatki, których może nie widać,  ale mają one ogromny wpływ na sukces eventu firmowego. Te sprawy trzeba bardzo dokładnie przemyśleć jeszcze przed rozpoczęciem przygotowań, choćby z tego powodu, że podjęte decyzje przełożą się na budżet imprezy.