Wzorowa współpraca z agencją eventową: klucz do udanej imprezy

Na pewno słyszałeś o zasadzie win-win, która świetnie sprawdza się we wszelkich relacjach biznesowych. Polega ona na takim zaplanowaniu współpracy, aby obie strony wyniosły z niej konkretne korzyści. Kiedy zamawiasz usługę dostarczenia ważnej przesyłki, to chcesz mieć pewność, że dotrze ona na czas, za co firma kurierska otrzymuje adekwatne wynagrodzenie. Dokładnie tak samo działa to w przypadku zlecenia organizacji imprezy firmowej profesjonalnej agencji eventowej. Co decyduje o wzorowej współpracy między agencją a jej klientem?

Dokładne określenie celu imprezy

To punkt wyjścia do dalszej współpracy i samej organizacji wydarzenia. Agencja eventowa zawsze zaczyna rozmowę z klientem od poproszenia go o zdradzenie, jakiego efektu oczekuje po tej imprezie. Czy chce wypromować konkretny produkt lub usługę? Może zależy mu na zintegrowaniu zespołu pracowników? A może chce zrobić doskonałe wrażenie na kluczowych kontrahentach i w ten sposób umocnić wizerunek swojej marki w branży? To ważne pytania, na które przedsiębiorca powinien udzielić odpowiedzi.

Cel imprezy determinuje środki, jakich agencja eventowa użyje do organizacji wydarzenia. Ma to również istotny wpływ na wybór tematyki i charakteru eventu. Przykładowo: jeśli klient chce zaprosić przedstawicieli top biznesu i wywrzeć na nich profesjonalne wrażenie, to oczywiście, że nie zdecydujemy się na organizację rodzinnego garden party na terenie firmy. W takiej sytuacji znacznie lepiej sprawdzi się event galowy.

Ustalenie budżetu

Decydując się na współpracę z agencją eventową, prędzej czy później trzeba będzie omówić kwestię pieniędzy. W Animatrii dobrze wiemy, że ten temat bywa dla przedsiębiorców dość kłopotliwy.  Niektóre firmy stosują tutaj zasadę: zastaw się, a postaw się, co nie jest dobrą strategią. Zawsze podkreślamy, że świetny event można zorganizować nawet za stosunkowo niewielkie pieniądze. Scenariusz wydarzenia można przecież dopasować do budżetu, jakim dysponuje klient, osiągając znakomity efekt końcowy. Z drugiej strony: spokojnie da się zmarnować spektakularny budżet, fundując klientowi organizacyjną i wizerunkową klapę.

Prosząc o określenie budżetu nie chcemy poznać sytuacji finansowej przedsiębiorstwa. Jest to potrzebne do stworzenia planu imprezy, który przecież uwzględnia dobór różnego rodzaju atrakcji. Wiedząc, ile firma może przeznaczyć na event, będziemy w stanie od razu ocenić, czy impreza może się odbyć w wysokiej klasy hotelu, czy może jednak trzeba będzie nieco pokombinować i rozważyć event pod chmurką lub w siedzibie przedsiębiorstwa.

Najlepiej układa się współpraca, która bazuje na wzajemnej otwartości, również w kwestii pieniędzy. Firma zlecająca organizację eventu powinna dokładnie przeanalizować swoje możliwości finansowe. Pozwoli to uniknąć kłopotliwej sytuacji, gdy nagle w trakcie prac nad imprezą budżet musi zostać radykalnie obniżony.

Zaufanie do agencji

Wiemy, że trudno jest w 100% zaufać firmie, z którą wcześniej nie miało się do czynienia. Zwłaszcza, gdy na szali jest tak istotna kwestia, jak wizerunek marki. Jest to kolejny powód, dla którego organizację eventu firmowego należy powierzyć doświadczonej agencji eventowej. Takiej, która nie powstała wczoraj i ma już solidną listę klientów oraz sporą liczbę realizacji na koncie.

Gdy już znajdziesz profesjonalistów (oczywiście zapraszamy do Animatrii), powinieneś powstrzymać się przed totalnym nadzorowaniem ich pracy. Zawodowa, doświadczona agencja eventowa dobrze wie, co robić, aby osiągnąć zamierzony efekt i zrealizować ustalenia z klientem. Oczywiście zawsze możesz poprosić o zdawanie np. cotygodniowych raportów z postępu prac, co pozwoli Ci czuć się bezpiecznie i mieć pewność, że wszystko jest pod kontrolą.

Twój udział jest niezbędny na etapie planowania imprezy i przygotowywania scenariusza, który powinieneś zaakceptować. Jeśli wszystkie Twoje oczekiwania zostały uwzględnione, pozwól agencji eventowej działać i pokazać, na co ją stać.